Nasze faktury w Krajowym Systemie e-Faktur

2026-03-20

Od 23 marca 2026 r. nasze faktury są przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – platformy wprowadzonej przez Ministerstwo Finansów do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur.

To kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów – zarówno po naszej stronie, jak i po stronie naszych klientów.

Dotychczas wysyłaliśmy faktury elektroniczne jako załączniki do wiadomości e-mail. Dokumenty te były sporządzane zgodnie z przepisami ustawy o VAT (art. 2 pkt 31 i 32) i zawierały wszystkie wymagane dane. Zapewnialiśmy również – zgodnie z obowiązującymi regulacjami – autentyczność, integralność oraz czytelność faktur.

Obecnie faktury trafiają bezpośrednio do KSeF, natomiast w wiadomościach e-mail będziemy informowali o wystawieniu dokumentu. Jeżeli potrzebują Państwo wizualizacji faktury w formacie PDF, prosimy o informację – prześlemy ją niezwłocznie.

Co to oznacza w praktyce?

Wraz z przejściem na KSeF pojawia się kilka zmian:

faktura otrzymuje numer KSeF – unikalny identyfikator nadawany automatycznie przez system,
na dokumencie pojawiają się dodatkowe informacje, m.in. daty związane z przekazaniem faktury do systemu,
każda faktura zawiera kod QR umożliwiający jej natychmiastową weryfikację w KSeF,
w przypadku trybu awaryjnego (offline24) przekazujemy „potwierdzenie sprzedaży” z odpowiednią informacją,
dokumenty offline24 posiadają dodatkowe mechanizmy weryfikacji (kody QR i linki),
duplikaty faktur przestają funkcjonować – jedynym oryginałem jest dokument zapisany w KSeF,
po wysłaniu faktury do systemu nie ma możliwości jej edycji,
na wizualizacjach dokumentów sprzedaży oraz w plikach xml przesyłanych do KSeF pojawi się mnemonik FS przed numerem faktury.

Dostęp do faktur

Dostęp do faktur ustrukturyzowanych możliwy jest:

przez oficjalne aplikacje Ministerstwa Finansów (KSeF / e-Mikrofirma),
przez dostęp anonimowy umożliwiający szybki podgląd dokumentu,
przez zintegrowane systemy księgowe (API) – dla firm korzystających z automatyzacji.

Bezpieczeństwo i zgodność

Zgodnie z ustawą o VAT (art. 106m ust. 5 pkt 3), faktury w KSeF spełniają wymagania dotyczące autentyczności i integralności.

Dodatkowo, wszystkie dokumenty przesyłane przez nas e-mailem nadal podpisujemy elektronicznie. To dodatkowa warstwa bezpieczeństwa, którą stosujemy świadomie – jako standard w pracy z dokumentami cyfrowymi.

💡 Dlaczego to dla Was dobra zmiana?